Dein Finanz-Cockpit - zentralisiere Dein Rechnungswesen

Dein Finanz-Cockpit - zentralisiere Dein Rechnungswesen

Dein Cockpit

Hier zentralisierst Du Dein Rechnungswesen. Dein Finanz-Cockpit bildet die Grundlage.
Hier bündelst Du alle finanziellen Aktivitäten. Dies sind Deine Bankkonten aber auch bspw.
PayPal und Deine Kreditkartenabrechnung. Deine Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern. Deine Ausgangsrechnungen an Deine Kunden. Und natürlich Deine Bar-Belege
und ggf. Dein Warenlager sowie im Idealfall Deine gesamte Kommunikation.

Zu Beginn ein ganz wichtiger Tipp: Schaffe von Beginn an ein funktionierenden Arbeitsablauf. Nichts ist zeitfressender und unangenehmer als Belege für die Buchhaltung oder sonstige Dokumente suchen zu müssen. Denn hier kommt es darauf an die relevanten Belege für die Buchhaltung so zu organisieren, dass die Verarbeitung schnell und routiniert umgesetzt werden kann. Aber was noch viel wichtiger ist, Du immer aktuelles Zahlenmaterial für Deine Finanzplanung und Deine Kalkulationen zur Verfügung hast.

Ich empfehle Dir hierfür eine Software zu verwenden, welche alle Bausteine Die Du benötigst enthält. Ein System, mit dem Du sehr automatisiert arbeitest und das Dir zusätzliche Schnittstellen anbietet um weitere Funktionen zu integrieren. 

Aber auch die direkte Schnittstelle zu Deinem Steuerberater sollte über einen komfortablen DATEV-Export möglich sein. Die wesentlichen Bausteine in diesem Zusammenhang stelle ich Dir im folgenden vor. 

Rechnungen schreiben

Ein wichtiger Bereich in Deinem Finanz-Cockpit ist die Erstellung von Rechnungen. Um
Deine Liquidität konstant zu sichern und alle Leistungen zeitnah abrechnen zu können, solltest
Du einen regelmäßigen Workflow installieren, indem Du Deine Rechnungen schreibst. Somit ist gewährleistet, dass Du immer ausreichend Liquidität zur Verfügung hast. Pflege sämtliche zu erwartende Zahlungseingänge in Deine Liquiditätsplanung ein


Dokumentenverwaltung

Auch in Bezug auf die Verwaltung Deiner Dokumente solltest Du Dir einen effizienten
Workflow überlegen. Beginne von Beginn an damit, Deine Unterlagen ordentlich und nach
einem durchdachten System zu ordnen. Du kannst bspw. über einen Scanner/App Dokumente einscannen, verarbeiten und archivieren. Somit ist immer gewährleistet, dass Du alle Deine Unterlagen zentralisiert an einem Ort verfügbar hast. Langes Suchen gehört dann der Vergangenheit an.


Deine Bankkonten

Zentralisiere Deine Konten auch in Deinem Finanz-Cockpit, um zu jederzeit über Deine Liquidität informiert zu sein. Für den geschäftlichen Bereich empfehle ich Dir folgende Bankkonten. Mehr Konten benötigst Du nicht.

  1. Ein Rücklagenkonto. Sämtliche Gewinne Deiner Selbstständigkeit, welche Du nicht reinvestierst und nicht in den privaten Bereich übertragen werden, entweder durch Entnahmen oder Gewinnausschüttungen, überträgst Du konsequent auf dieses Rücklagenkonto. Du kannst das Konto auch Gewinnkonto nennen.

  2. Ein laufendes Geschäftskonto, über welches alle Einnahmen und Ausgaben laufen.
    Verbinde mit diesem Konto auch PayPal-Transfers sowie eine mögliche Firmen-Kreditkarte.

  3. Ein Steuerkonto. Auf dieses Konto überträgst Du jeden Monat die zu erwartende Steuer. Dies ist einmal die Umsatzsteuer, sowie der Anteil an Gewerbesteuer und Einkommenssteuer bzw. bei Kapitalgesellschaften die Körperschaftssteuer sowie der Solidaritätsbeitrag.

Wichtiger Tipp: Du solltest alle privaten und geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben sauber
auf den verschiedenen Konten trennen. Dies ist insbesondere für die Übersichtlichkeit und Ordnung für die Buchhaltung relevant, da kein Chaos entsteht und alle Prozesse eindeutig zugeordnet werden können. Jedes dieser Konten hat einen klaren Zweck und verfügbare
Mittel auf dem einen oder anderen Konto sollten nicht vermischt werden. 


Finanzbuchhaltung

Den Output Deiner Buchhaltung benötigen wir für die Umsetzung der Finanzplanung
und die Kalkulation von Stundensätzen und Produktpreise und natürlich für die Erstellung
des Jahresabschlusses. Schon heute sind viele Prozesse vollautomatisch umsetzbar. Ausgangsrechnungen werden automatisch in die Buchhaltung übernommen – ohne,
dass man den Beleg noch in physischer Form in Händen halten muss. Eingangsrechnungen können revisionssicher gescannt und somit auch vollständig digital archiviert und automatisch
in die Buchhaltung eingespielt werden. Die Kasse kann vollautomatisch übernommen werden – ebenso die Bankbewegungen, indem die Bank mit der Buchhaltung verbunden wird.

So lange Du ein Einzelunternehmen ohne Personal betreibst und jährlich noch eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen kannst, kannst Du aus meiner Sicht Deine Buchhaltung selbst umsetzen. Das solltest Du aber nur dann machen, wenn Du auch wirklich Zeit aufbringen kannst, Dich in die Materie einzuarbeiten, wenn diese Zeit nicht vorhanden ist, dann überlasse das einem Profi. Wenn Du Deine Buchhaltung selbst erledigst, solltest Du darauf achten, dass ein Datenaustausch zwischen den verwendeten Systemen von Dir und Deinem Steuerberater automatisch möglich ist. Dies erspart Deinem Berater viel Zeit bei der Übernahme der Daten,
um Deinen Jahresabschluss erstellen zu können. 

Mehr zum Thema findest Du auf Gründerkompass:

... Mehr Effizienz: mit Lexoffice die Buchhaltung automatisieren

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Was ist das hier eigentlich genau? Lese bitte hier weiter, wenn Du mehr erfahren möchtest

Diese Frage habe ich mir auch lange gestellt. Nicht, dass ich keinen Plan hätte. Im Gegenteil. Der Plan ist glasklar. Und eine Planung hilft auch Dir Deine Ziele zu erreichen. Starte hier und erfahre ausführlich, worum es hier geht.!

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